Instructions aux auteurs
Le Journal canadien d'ophtalmologie (JCO), journal officiel de la Société canadienne d'ophtalmologie, s'engage à publier au moment opportun des articles originaux et revus par les pairs en ophtalmologie et science de la vision.
- Soumission du manuscrit
1.1 Soumission en ligne
1.2 Coordonnées du Bureau de la rédaction
1.3 Lettre de présentation
1.4 Formulaires
- Catégorie du manuscrit
2.1 Article original
2.2 Revue de la littérature
2.3 Série de cas
2.4 Correspondance
2.5 Lettre à l'éditeur
2.6 Éditorial
- Préparation du manuscrit
3.1 Page de titre
3.2 Résumé
3.3 Texte
3.4 Remerciements
3.5 Références
3.6 Mots clés
3.7 Unités, symboles et abréviations
3.8 Noms des médicaments
3.9 Tableaux
3.10 Figures
3.11 Légendes des figures
3.12 Vidéos
- Révision des textes et publication
4.1 Révision par les pairs
4.2 Suggestions de réviseurs pairs
4.3 Soumission des manuscrits révisés
- Politique de rédaction pour les auteurs
5.1 Exigences et responsabilité des auteurs
5.2 Accès aux données et responsabilité
5.3 Divulgation d'intérêts
5.4 Financement, soutien ou parrainage
5.5 Éthique
5.6 Utilisation d'animaux en recherche biomédicale
5.7 Consentement du patient
5.8 Inscription des essais cliniques
5.9 Autorisation de reproduire du matériel publié antérieurement
5.10 Rejet antérieur
5.11 Publication en ligne seulement
5.12 Controverse d'auteur
5.13 Changement d'auteur après l'acceptation d'un manuscrit
5.14 Schéma de classement du cancer
5.15 Comptes-rendus des revues systématiques et des méta-analyses
1. Soumission du manuscrit
1.1 Soumission en ligne
Les manuscrits doivent être présentés par le système de soumission et de révision par les pairs du journal. Veuillez vous référer aux sections 3 Préparation du manuscrit et 5 Politique de rédaction pour les auteurs touchant les exigences pour la soumission. Les manuscrits peuvent être présentés en anglais ou en français.
1.2 Coordonnées du Bureau de la rédaction
Managing Editor, Canadian Journal of Ophthalmology, 610-1525 Carling Avenue, Ottawa ON Canada K1Z 8R9, tel: 613-729-6779 ext 224, fax: 613-729-7209, email: cjo@eyesite.ca
1.3 Lettre de présentation
La soumission du manuscrit doit être accompagnée d'une lettre de présentation comprenant l'accès aux données, l'énoncé des responsabilités (voir 5.2 Accès aux données et responsabilités), l'information sur toute publication afférente ou soumission pour publication ailleurs, ainsi que tout autre renseignement dont l'auteur souhaite informer le rédacteur en chef.
1.4 Formulaires
Les auteurs doivent remplir, signer et retourner les formulaires suivants au bureau de la rédaction (par télécopie ou courriel) lors de la soumission du manuscrit :
2. Catégorie du manuscrit
2.1 Article original
Comprenant la revue systématique et la méta-analyse
- Résumé structuré (objet, configuration, participants, méthodologie, résultats, conclusions)
- Résumé, 250 mots au maximum
- Manuscrit, 2 500 mots au maximum
- Références, 50 au maximum
- Tableaux ou figures, 10 au maximum
2.2 Revue de la littérature
Les revues de la littérature se font sur invitation seulement. Les auteurs peuvent soumettre un projet au rédacteur en chef en lui présentant un aperçu détaillé du projet.
- Résumé non structuré
- Résumé, 200 mots au maximum
- Manuscrit, 3 000 mots au maximum
- Références, 100 au maximum
- Tableaux ou figures, 10 au maximum
2.3 Série de cas
Les grandes séries (plus de 10 cas) doivent être des articles originaux.
- Minimum de trois cas
- Résumé structuré (objet, structure, participants, méthodologie, résultats, conclusions)
- Résumé, 125 mots au maximum
- Manuscrit, 750 mots au maximum
- Références, 30 au maximum
- Tableaux ou figures, 5 au maximum
2.4 Correspondance
Comprenant le compte-rendu de cas (1 ou 2 cas), le bref compte-rendu de recherche
- Sans résumé
- 500 mots au maximum
- 5 références au maximum
- 2 tableaux ou figures au maximum
- 5 auteurs au maximum
2.5 Lettre à l'éditeur
Lettre traitant de sujets d'articles récents du JCO remontant à 4 mois tout au plus.
- 350 mots au maximum
- 5 références au maximum (y compris l'article en question)
- 3 auteurs au maximum
2.6 Éditorial
Sur invitation seulement.
- 750 mots au maximum
- 20 références au maximum
3. Préparation du manuscrit
Les manuscrits qui ne sont pas conformes aux lignes directrices du JCO seront renvoyés à l'auteur correspondant pour révision technique avant la révision par les pairs.
3.1 Page de titre
La page de titre doit comprendre ce qui suit :
- Titre, 20 mots au maximum
- Nom complet, plus haut(s) titre(s) universitaire(s), affiliation(s), ville et pays de chaque auteur
- Nom complet, adresse postale, courriel, nos de téléphone et télécopieur du correspondant
- Compte de mots excluant la page de titre, le résumé, les remerciements, les références, la tableaux et les légendes des figures
- Nom, date et lieu de la réunion si l'article a été présenté oralement
3.2 Résumé
Les résumés structurés sont requis pour les articles originaux (250 mots au plus) et les séries de cas (125 mots au plus) et doivent comprendre les titres suivants :
- Objet : énoncé des principaux buts ou des principales questions traitées
- Nature : préciser la nature de l'étude en utilisant la terminologie standard (e.g. étude transversale, étude de cohorte, essai clinique randomisé, étude expérimentale)
- Participants : décrire la population étudiée, y compris le nombre de personnes ou d'yeux
- Méthodes : décrire le cadre (e.g. multicentre, institutionnel, pratique clinique), les critères de sélection, les principaux traitements, les procédures, les tests effectués
- Résultats : donner et quantifier les principaux résultats
- Conclusions : énoncer les conclusions tirées directement des résultats
Des résumés non structurés de moins de 200 mots sont requis pour les revues de la littérature. Les résumés ne sont pas requis pour la correspondance, les lettres à l'éditeur et les éditoriaux.
3.3 Texte
Le texte doit être présenté en double interligne sans justification à droite. Les titres appropriés (au type de manuscrit) et les sous-titres doivent être compris dans le document principal. Les tableaux et les figures doivent être cités en ordre numérique après la première mention. Les tableaux et figures doivent être inclus dans le document principal mais présentés comme fiches individuelles. Les pages doivent être numérotées et présentées dans l'ordre que voici : page de titre, résumé, texte principal, remerciements et divulgations, références, mots clés, tableaux, figures et légendes des figures.
3.4 Remerciements
Les points qui suivent doivent se trouver dans la section des remerciements, le cas échéant :
- Divulgations : indication explicite des intérêts financiers et (ou) marques déposées;
- le cas échéant, indiquer explicitement que les auteurs n'ont aucune divulgation à faire
- Financement ou soutien : indication explicite des sources de subvention et de parrainage
- inclure si possible les numéros des subventions ou contrats
- Autres contributions : mention de tous les contributeurs qui ne peuvent être considérés comme auteurs selon les critères
- toute personne mentionnée dans la section des reconnaissances doit fournir à l'auteur correspondant une autorisation par écrit de paraître dans la liste
- le JCO peut demander à l'auteur correspondant copie de cette autorisation avant la publication.
3.5 Références
Les auteurs sont responsables de l'exactitude des références. Celles-ci doivent être numérotées dans l'ordre où elles paraissent dans le texte (style « Vancouver » ou « Uniform Requirements ») et indiquées en chiffres arabes en exposant après le signe de ponctuation. Les références aux données non publiées, aux extraits de réunions et aux communications personnelles devraient être citées entre parenthèses dans le texte du manuscrit seulement. Les références à Internet devraient être utilisées uniquement lorsqu'il n'y a pas de document imprimé et elles doivent comprendre la date d'accès. Les auteurs devraient conserver une copie des références pour répondre à toute demande ultérieure.
3.6 Mots clés
Il faut fournir au moins 3 mots clés indiquant les sujets clés du manuscrit. Ces mots clés devraient être puisés dans la liste des titres de sujets médicaux de l'Index Medicus.
3.7 Unités, symboles et abréviations
Il faut utiliser les symboles et abréviations du Système international d'unités. Il faut utiliser les abréviations avec modération et les présenter entre parenthèse dès la première mention. On devrait éviter les abréviations dont le sens s'applique uniquement dans le contexte d'un manuscrit en particulier.
3.8 Noms des médicaments
Les noms génériques des médicaments doivent être utilisés dans les titres et partout dans le texte. Les marques déposées devraient être inscrites entre parenthèses ainsi que le nom du fabricant et de la ville dès la première mention dans le texte.
3.9 Tableaux
Les tableaux devraient être utilisés avec modération. Il faut les numéroter dans l'ordre où ils apparaissent et les accompagner d'un titre descriptif, bref et précis. Pour toute abréviation, il faut écrire l'expression au long en note de bas de page. Les données présentées dans les tableaux ne devraient pas être reprises dans le texte du manuscrit.
3.10 Figures
Les figures ne doivent pas être intégrées dans le texte du manuscrit, mais faire l'objet d'un fiche distincte. Elles doivent être numérotées dans l'ordre où elles sont citées dans le texte. Les photographies prises en clinique (y compris les IRM, les champs visuels, etc.) doivent être masquées pour prévenir l'identification du patient. Les photos qui vont au-delà des yeux sont considérées comme identifiables et doivent faire l'objet du consentement par écrit du patient.
- Les fiches graphiques acceptables comprennent les formats .tif, .jpg, .pdf, .cdr, ou .eps et les graphismes sous forme d'images vectorielles ou de fiches originales.
- Résolution minimale, 300 dpi pour les niveaux de gris ou couleurs demi-teinte, 600 dpi pour les dessins au trait.
- Ne pas identifier les panneaux (A, B, etc.) directement sur les photographies ou les parties ombrées; cela se fera pendant la production pour assurer l'uniformité.
- Le lettrage doit être de 6,5 à 7,5 points (1,5 à 2 mm de hauteur) après réduction des figures sur 1 ou 2 colonnes. Les caractères des titres des figures doivent être sans sérif (Helvetica ou Arial).
- Les micrographies électroniques doivent comprendre une échelle graphique pour indiquer le degré d'agrandissement.
Le JCO refile aux auteurs le coût d'impression des reproductions en couleurs (environ 900 $ CAN).
3.11 Légendes des figures
Les légendes devraient expliquer brièvement les figures sans utiliser d'abréviations et se comprendre sans référence au texte. Pour les micrographies, précisez les techniques de teinture, l'agrandissement et les longueurs représentés dans l'échelle graphique (non étiquetées). Définissez ou expliquez tous les symboles, toute flèche, étiquette ou abréviation utilisée dans la figure,
3.12 Vidéos
Les clips vidéo qui accompagnent les articles acceptés peuvent être publiés en ligne seulement pour accompagner l'article imprimé. Les formats acceptables sont .mov, .mpg, ou .avi et nous irecommandons les commentaires audio. Le manuscrit devrait mentionner ces clips video entre parenthèses. Les auteurs devraient vérifier la lecture de leurs fiches vidéo avant de les présenter.
4. Révision des textes et publication
4.1 Révision par les pairs
Tout article original, toute revue, toute série de cas est assujettie à la révision par les pairs et à l'approbation de la rédaction. La correspondance, les lettres au rédacteur et les éditoriaux sont assujettis à la révision et à l'approbation de la rédaction et peuvent être envoyés à l'extérieur pour examen par les pairs lorsque cela s'avère nécessaire. Les manuscrits acceptés pour révision par les pairs d'une agence externe sont confiés au chef de rubrique approprié avant d'être envoyés à l'extérieur. Les réviseurs sont choisis selon leur expertise des sujets traités. leur intention étant d'aider les auteurs et le journal par un examen critique du manuscrit. Le JCO suit une procédure de révision par les pairs à simple insu; l'identité des réviseurs étant tenue confidentielle alors que celle des auteurs est connue des réviseurs.
Le Journal reçoit une abondance de comptes rendus et de correspondances pour publication. Le haut degré de pertinence clinique et d'excellence des exposés sur les plans clinique, radiologique ou histopathologique est un facteur déterminant clé dans la révision de ce type de soumission.
Seuls les examinateurs pairs et le personnel de la rédaction sont informés de l'existence du manuscrit. La communication concernant un manuscrit en particulier se fait uniquement entre le journal et l'auteur correspondant désigné.
4.2 Suggestions de réviseurs pairs
Lors de la soumission en ligne, les auteurs peuvent suggérer d'éventuels réviseurs, experts dans le domaine traité et capables de donner une opinion impartiale sur le manuscrit.
4.3 Soumission des manuscrits révisés
Une lettre de présentation doit accompagner le manuscrit révisé et traiter point par point chacune des questions soulevées par les réviseurs. Chaque commentaire (en regard de la numérotation fournie par le Journal) devrait être suivi immédiatement de la réponse (ou explication) de l'auteur et indiquer clairement où se trouvent les modifications dans le manuscrit soumis. Les auteurs doivent aussi inscrire leurs réactions aux commentaires des réviseurs dans un champ distinct du système en ligne, ce qui permettra au réviseur d'accéder facilement aux réponses de l'auteur aux demandes de révision. Toute fiche pertinente aux révisions doit être téléchargée. Les manuscrits révisés doivent être présentés dans le délai requis par le JCO. Sinon, le dossier du manuscrit sera fermé et il faudra envisager une nouvelle soumission.
5. Politique de rédaction pour les auteurs
Les exigences du JCO sont conformes aux Exigences uniformes pour les manuscrits présentés aux journaux biomédicaux, du Comité international des éditeurs de journaux médicaux (ICMJE).
5.1 Exigences et responsabilité des auteurs
Le crédit des auteurs soit se fonder sur les critères de l'ICMJE :
- contribution substantielle à la conception et à la configuration, à l'acquisition de données ou à l'analyse et à l' interprétation des données;
- ébauche de l'article ou révision de son principal contenu intellectuel;
- révision et participation à l'approbation définitive de la version à publier.
Chaque auteur doit satisfaire à ces trois critères et ceux qui se qualifient doivent faire partie de la liste. L'obtention de financement, l'attribution de la qualité d'auteur à une personne ou à une société non identifiée, la collection des données et (ou) la surveillance du groupe de recherche, ne justifient pas par elles-mêmes la qualité d'auteur.
Toute contribution qui ne satisfait pas aux critères de la qualité d'auteur doit être inscrite dans la section des remerciements (telles les personnes qui ont apporté une aide technique ou rédactionnelle). Toutes les personnes mentionnées dans cette section doivent autoriser par écrit à l'auteur correspondant à cet effet. Le JCO peut demander à l'auteur correspondant copie de cette autorisation avant publication.
Une fois le manuscrit soumis, la paternité du texte (y compris l'ajout ou le retrait d'auteurs) ne saurait être modifiée. Les exceptions doivent être approuvées par le rédacteur en chef et tous les auteurs doivent signer une lettre de soutien au changement requis. Il incombe à l'auteur correspondant de veiller à ce que tous les auteurs concernés soient d'accord avec le changement (voir l'article 5.13).
Le JCO ne permet pas les auteurs invités (personnes désignées comme auteurs qui ne satisfont pas aux critères de la qualité d'auteur) ni les auteurs fantômes (personnes qui contribuent substantiellement au manuscrit mais ne sont ni nommées ni reconnues comme auteures).
Les articles rédigés à contrat par des organismes de recherche doivent être soumis à l'étude du JCO. Les articles soumis par les organismes de recherche contractants doivent satisfaire aux exigences de paternité du texte du JCO tel qu'indiqué dans les instructions du journal aux auteurs.
5.2 Accès aux données et responsabilité
Lorsque le manuscrit fait état de données originales, au moins un des auteurs, indépendant de tout financement ou parrainage, doit être désigné explicitement dans la lettre de présentation comme étant la personne qui a accès entier à toutes les données de l'étude et qui assume l'entière responsabilité de leur intégrité et de l'exactitude de l'analyse des données.
5.3 Divulgation d'intérêts
Les auteurs doivent divulguer toute relation qui pourrait occasionner un conflit d'intérêts, notamment des intérêts financiers et (ou) de propriété de même que des relations ou affiliations (autres que celles indiquées dans la page de titre du manuscrit) ayant rapport au sujet du manuscrit. Dans le doute, les auteurs devraient pécher par excès en divulguant le tout. Les divulgations doivent être explicites dans la section de remerciements du manuscrit. Le cas échéant, il faut par déclarer explicitement l'absence de conflit. Ces énoncés seront publiés avec tous les articles acceptés.
5.4 Financement, soutien ou parrainage
Le JCO exige que tout organisme de financement ou de parrainage soit mentionné explicitement dans la section de remerciements. Il faudrait si possible y inclure les numéros des subventions ou contrats. Les auteurs doivent, le cas échéant, décrire le rôle des parrains de l'étude dans la conception et la conduite de l'étude : collection des données, gestion, analyses et interprétation; rédaction, révision ou approbation du manuscrit. Si l'organisme de financement ou de parrainage n'a pas participé à ces activités, il faut aussi le mentionner.
5.5 Éthique
L'évaluation critique des manuscrits présentés au JCO comprend des considérations d'éthique. Toute recherche avec des êtres humains, du matériel humain et (ou) des fichiers médicaux d'êtres humains doit être examinée et approuvée par un comité d'éthique approprié et indépendant ou un comité d'éthique pour la recherche (CER) (voir lignes directrices du Gouvernement du Canada, Recherche nécessitant une évaluation éthique).
Le nom du ou des comités d'éthique ou CER doit être mentionné dans la section Méthodes du manuscrit des articles originaux et des séries de cas présentés au JCO. Le manuscrit doit aussi comprendre un énoncé confirmant le consentement éclairé des participants à l'étude et définissant la manière dont il a été obtenu (écrite ou orale). Le JCO peut demander copie de l'attestation du CER à l'auteur correspondant.
Si le comité d'éthique ou le CER établit que l'approbation n'est pas requise pour une étude, les auteurs doivent l'indiquer dans la section Méthodes, précisant le nom du comité ou du CER qui a émis la dérogation. Le cas échéant, il faut aussi inclure un énoncé attestant que la recherche adhère aux principes de la Déclaration d'Helsinki.
5.6 Utilisation d'animaux en recherche biomédicale
Les compte-rendus d'études sur les animaux devraient décrire le protocole de protection des animaux et confirmer avoir obtenu l'approbation du comité de protection et d'utilisation des animaux de l'institution concernée. Ces déclarations, comprenant le nom du comité, doivent se retrouver dans la section Méthodes du manuscrit.
5.7 Consentement du patient
Il faut obtenir par écrit le consentement de publication dûment signé du patient, du tuteur dûment nommé ou du plus proche parent lorsque le manuscrit comprend de l'information ou des photographies cliniques concernant personnellement le patient (vivant ou décédé) qui peut y être reconnu de quelque façon par les lecteurs. Cela signifie qu'il faut montrer la manuscrit aux patients avant de le présenter. Le cas échéant, le manuscrit ne sera soumis à la procédure d'examen qu'après réception du consentement au bureau de rédaction du JCO.
5.8 Inscription des essais cliniques
Le JCO exige que les essais cliniques randomisés soient inscrits dans les registres d'essais publics comme ceux des National Institutes of Health ou de l'International Standard Randomized Controlled Trials. Les essais devraient comprendre les données minimales d'enregistrement établies par l'Organisation mondiale de la santé (OMS) et l'ICMJE. Ce dernier définit un essai clinique comme étant un projet de recherche qui affecte prospectivement des sujets humains à des groupes d'intervention et de comparaison pour étudier la relation de cause à effet entre une intervention médicale et le résultat pour la santé.
Les essais de phase III doivent être inscrits et ceux de phase II y sont appropriés. Il n'est pas nécessaire d'inscrire la plupart des essais de phase I. Veuillez indiquer clairement dans la section Méhodes le numéro d'inscription des essais, y compris l'endroit où il est accessible publiquement. Visitez le site Internet de CONSORT (Consolidated Standards of Reporting Trials) qui définit des lignes directrices pour la rédaction de rapports d'essais cliniques randomisés.
5.9 Autorisation de reproduire du matériel publié antérieurement
Il incombe aux auteurs d'obtenir par écrit l'autorisation d'utiliser du matériel (e.g. figures, tableaux) d'autres publications. Copie de l'autorisation par écrit de détenteurs des droits d'auteur doit être envoyée au bureau de rédaction du JCO avec la soumission du manuscrit.
5.10 Rejet antérieur
Le rejet antérieur par un autre journal n'empêche pas la révision d'un manuscrit par le JCO. Les auteurs sont encouragés à en informer le rédacteur en chef, incluant les commentaires des révisions antérieures.
5.11 Publication en ligne seulement
Comme l'espace de la publication imprimée est limité, le journal peut pour certains cas offrir aux auteurs de publier leur manuscrit en ligne seulement. Les critères que voici aideront à décider du choix de cette option :
- le besoin de publier un article dont le nombre de mots, de tableaux ou de figures excède les limites, mais qui demeure acceptable pour publication;
- le besoin de publier le contenu plus rapidement que le journal imprimé;
- le contenu est estimé d'intérêt restreint dans le cadre du lectorat général du journal, mais mérite nettement d'être publié.
Le rédacteur en chef informe l'auteur correspondant que l'article est accepté pour publication en ligne seulement. Les articles publiés en ligne seulement ne paraîtront pas dans une publication imprimée du JCO, mais ils seront inscrits de façon particulière dans la table des matières, précisant qu'ils sont accessibles en ligne. Ces articles seront indexés dans PubMed; ils seront téléchargeables par renvois, comme pour les articles imprimés; et ils auront un poids équivalent à ces derniers. Le cas échéant, les figures en couleurs seront publiées en ligne sans frais aux auteurs.
5.12 Controverse d'auteur
La controverse d'auteur doit être résolue par les auteurs, et non par le comité de rédaction. L'auteur correspondant devra :
- remplir et retourner les formulaires des nouveaux auteurs,
- présenter une lettre d'explication signée par tous les auteurs,
- inclure les noms de tous les auteurs du manuscrit en question et leurs positions (i.e., ordre des auteurs) dans la lettre d'explication,
- fournir ces informations à une date raisonnable à la demande du rédacteur en chef.
En attente d'une résolution de la controverse d'auteur, le journal suspendra la publication du manuscrit en question. Si les auteurs n'arrivent pas à s'entendre de façon acceptable à la date indiquée, le journal retirera le manuscrit de toute publication éventuelle.
5.13 Changement d'auteur après l'acceptation d'un manuscrit
Advenant le cas où l'on demanderait un changement (ajout et (ou) retrait) d'auteur, le journal exige :
- une lettre signée par tous les auteurs indiquant explicitement le nouvel auteur (i.e., ordre de l'auteur) et les raisons du changement;
- en cas d'ajout d'auteur : le nouvel auteur doit aussi signer et retourner le formulaire d'auteur;
- en cas de retrait d'auteur : l'auteur retiré doit aussi signer la lettre d'explication et déclarer qu'il ou elle approuve la demande de changement;
- fournir ces informations à une date raisonnable demandée par le rédacteur en chef.
Le journal suspendra la publication du manuscrit en question jusqu'à ce que le bureau de la rédaction reçoive l'information requise. Le rédacteur en chef prendra la décision finale sur le changement demandé quand il aura reçu la demande par écrit de tous les auteurs.
5.14 Schéma de classement du cancer
Les auteurs devraient utiliser le schéma de classement du cancer de la Commission conjointe américaine pour décrire les malignités ophtalmiques; voir American Joint Committee on Cancer, ACC Cancer Staging Manual, Seventh Edition, Springer, New York.
5.15 Comptes-rendus des revues systématiques et des méta-analyses
Les auteurs devraient rendre compte systématiquement des revues et méta-analyses en concordance avec l'énoncé de PRISMA (Preferred Reporting Items for Systematic Reviews and Meta-Analyses).
Révision, novembre 2010
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